Деловое мероприятие – это эффективный способ обмена опытом между профессионалами, метод формирования имиджа компании, возможность обучения сотрудников. Его организация – достаточно трудоемкий процесс, который требует, не только достаточно времени, средств, но и наличие профессиональных навыков и знаний.

Особенности организации делового мероприятия

Процесс длительный, может занять большую часть вашего времени. Чтобы уменьшить собственную занятость в подобном деле, можно обратиться к профессионалам event-агентства. Однако если имеется непреодолимое желание самостоятельно организовать бизнес-встречу, то стоит запастись терпением и следовать пошаговой инструкции. Немаловажно заранее дать оценку собственным возможностям и силам.

Подготовительный этап

Первоначальная задача организатора бизнес-мероприятия – установка целей и задач встречи, оценка масштабности, расчет финансовых расходов.

Последующим шагом станет выбор формата и определение общей концепции мероприятия, разработка плана события и детальной программы.

Многие компании делают большую ошибку, отказываясь от развлекательной части. В процессе создания мероприятия важно выдержать гармоничный баланс между официальной и свободной для общения формой.

Ответственный шаг – бронирование места проведения, отправка запросов на участие партнерам, назначение тренеров или спикеров, монтаж и снабжение оборудованием. Участников необходимо обеспечить билетами, местом проживания, транспортом, продуктами питания.

Исполнение

После тщательной подготовки вы приступаете к воплощению мероприятия в жизнь. В этот момент важно:

• Координировать и контролировать персонал, работающий на площадке;
• Учесть логистику оборудования;
• Научиться оперативно решать спонтанно возникающие проблемы;
• Следить за ходом события;

Post-production

Постпродакшн – это последующие действия организатора, которые подразумевают освещение события в СМИ, рассылку фото- и видеоматериалов всем участникам мероприятия. Удачным ходом станет публикация информации, фото и видео на официальном интернет-ресурсе, в социальных сетях.

Разновидности видов деловых мероприятий

Различают 8 главных видов профессиональных мероприятий, каждый из которых помогает достичь определенной цели:

• Бизнес-конференция. Цель события – привлечение компаньонов и потребителей, обсуждение стратегий, которые помогут решить конкретные проблемы и задачи, связанные с расширением границ влияния компании.
• Встречи для дилеров. Концепция подразумевает сбор представителей компаний конкретной отрасти, которые обмениваются полезными данными, анализируют потребности, возможности рынка, налаживают общение для дальнейшего сотрудничества.
• Бизнес-семинар. Мероприятие, цель которого – взаимный обмен знаний между участниками, с помощью тематических докладов и сообщений, касающихся насущных тем по бизнесу.
• Тренинг – обучающее собрание для персонала фирм, помогающее сформировать конкретные навыки модель поведения.
• Выставка. Необходима для презентации имиджа организации и поиска новых компаньонов.
• Деловой приём – способ налаживания деловых контактов и расширения партнерских связей.
• Круглый стол. Проводится для обсуждения задач и вопросов, которые играют роль в широких слоях населения.

Организация делового мероприятия – это ответственный процесс, который реально выполнить самостоятельно. Важно учесть, что для этого потребуются профессиональные знания о специфике event-индустрии и эффективных «хитростях», которые помогут добиться результата. Как правило, многие представители компаний, доверяют организацию и проведение бизнес-встреч профессиональным и компетентным в этом вопросе агентствам.